Manuale d'Uso

Introduzione

StockFlow ERP è un gestionale cloud multi-tenant pensato per negozi retail. Permette di gestire magazzino, vendite, gift card, clienti, trasferimenti tra sedi e molto altro, tutto dal browser.

La piattaforma supporta più negozi, più utenti con ruoli differenziati, e offre funzionalità avanzate come branding personalizzato, SMS marketing e integrazione con Stripe per i pagamenti online.

Primi Passi

Registrazione

1. Vai alla pagina di registrazione e inserisci il nome della tua azienda.
2. Compila nome, cognome, email e scegli una password sicura (minimo 8 caratteri, una maiuscola, un numero, un carattere speciale).
3. Clicca Registrati. Il sistema crea automaticamente il tuo tenant (spazio aziendale isolato) e ti reindirizza alla configurazione iniziale.

Login

Accedi con email e password dalla pagina di login. Dopo l'autenticazione verrai reindirizzato alla Dashboard.

Dashboard

La dashboard mostra una panoramica immediata dell'attività:

• Vendite del mese — totale e variazione percentuale
• Prodotti in magazzino — conteggio totale
• Gift Card attive — numero e valore
• Prodotti sotto scorta — lista con quantità minima non raggiunta
• Ultimi movimenti — carico, scarico, trasferimenti recenti
• Trasferimenti in sospeso — richiedono azione

Seleziona il negozio attivo dal selettore in alto a destra per filtrare i dati per punto vendita.

Magazzino

Prodotti

La sezione prodotti permette di creare e gestire il catalogo. Ogni prodotto ha:

• Nome, SKU, Barcode — identificativi univoci
• Brand e Categoria — per organizzazione e filtri
• Prezzo di acquisto e vendita — con calcolo margine automatico
• Varianti — combinazioni di taglia, colore, fascia d'età, stagione, genere

Varianti

Ogni prodotto può avere più varianti (es. "T-shirt Rossa Tg. M", "T-shirt Blu Tg. L"). Ogni variante ha il proprio barcode e la propria giacenza per negozio.

Giacenze

La sezione Inventario mostra la giacenza per ogni variante in ogni negozio. Puoi:

• Regolare la quantità — aggiungere o togliere pezzi con motivazione
• Impostare la scorta minima — ricevi avvisi in dashboard quando la quantità scende sotto la soglia
• Filtrare per negozio — vedi le giacenze del punto vendita selezionato

Movimenti

Ogni variazione di giacenza genera un movimento tracciato (carico, scarico, rettifica, trasferimento, vendita, reso). Puoi cercare e filtrare i movimenti per data, tipo e prodotto.

Import CSV

Puoi importare prodotti in blocco da un file CSV (separatore punto e virgola, formato italiano). Il sistema rileva automaticamente le colonne e crea prodotti e varianti.

Politica Sconti

La sezione Sconti (/discounts) permette ad Admin e Manager di gestire gli sconti sui prodotti in modo centralizzato.

Come funzionano gli sconti

Il sistema prevede due livelli di sconto che lavorano insieme:

1. Sconto prodotto (da Politica Sconti) — l'Admin/Manager imposta una percentuale di sconto su uno o più prodotti. Il prezzo scontato viene pre-calcolato e mostrato ovunque nel catalogo.
2. Sconto manuale in cassa — il cassiere può applicare un ulteriore sconto al momento della vendita (10%, 20%, 30%, ecc.).

Applicare sconti in blocco

1. Vai alla sezione Sconti dal menu laterale.
2. Filtra i prodotti per brand o categoria.
3. Seleziona i prodotti e imposta la percentuale di sconto.
4. Puoi anche impostare date di inizio e fine per promozioni temporanee.

Attivare e disattivare singoli sconti

Ogni prodotto con uno sconto impostato può essere attivato o disattivato individualmente tramite il toggle nella lista sconti. Un prodotto disattivato mantiene lo sconto configurato ma lo mostra a prezzo pieno in cassa.

Protezioni

• Sconto massimo consentito: percentuale massima applicabile manualmente in cassa (default: 50%). Configurabile nelle Impostazioni Tenant.
• Blocco doppio sconto: se abilitato (default), il cassiere non può applicare uno sconto manuale aggiuntivo su un articolo già in saldo.

Chi può gestire gli sconti

Punto Cassa (POS)

Il modulo vendite permette di registrare le vendite dal browser come un registratore di cassa digitale.

Creare una vendita

1. Seleziona il negozio da cui stai vendendo.
2. Cerca i prodotti per nome, SKU o barcode e aggiungili al carrello.
3. Puoi applicare sconti (percentuale o importo fisso) per riga o sull'intero totale.
4. Associa un cliente (opzionale) per accumulare punti fidelity.
5. Scegli il metodo di pagamento (contanti, carta, gift card, misto).
6. Conferma la vendita. La giacenza viene scalata automaticamente.

Resi

Per effettuare un reso, trova la vendita originale e crea un reso parziale o totale. La giacenza viene ripristinata e l'importo viene registrato come credito.

Gift Card come pagamento

È possibile utilizzare una gift card come metodo di pagamento. Inserisci il codice della gift card e il sistema scala automaticamente il saldo disponibile.

Gift Card

Le gift card digitali permettono ai clienti di acquistare buoni regalo online o in negozio.

Creare una Gift Card

• In negozio: dall'area Gift Card del gestionale, crea una nuova card indicando importo e destinatario.
• Online: i clienti possono acquistare gift card dal sito web del negozio con pagamento Stripe.

Funzionamento

• Ogni gift card ha un codice univoco (es. GC-XXXX-XXXX-XXXX).
• Il destinatario riceve un PDF personalizzato via email con il branding del negozio.
• La gift card può essere usata come metodo di pagamento al POS.
• Il saldo viene scalato parzialmente (può essere usata in più acquisti).
• Storico transazioni visibile per ogni gift card.

Trasferimenti

I trasferimenti permettono di spostare merce tra i punti vendita con un flusso controllato.

Workflow

Come creare un trasferimento

1. Seleziona negozio di origine e negozio di destinazione.
2. Aggiungi i prodotti/varianti con le quantità da trasferire.
3. Salva come bozza o invia direttamente la richiesta.
4. Il negozio di origine spedisce → lo stock viene scalato.
5. Il negozio di destinazione riceve → lo stock viene aggiunto.

Clienti e Fidelity

Anagrafica Clienti

Registra i clienti con nome, cognome, email, telefono e note. I clienti possono essere associati alle vendite per tracciare lo storico acquisti.

Programma Fidelity

Il sistema fidelity permette di accumulare punti ad ogni acquisto:

• Configurazione: imposta quanti punti per euro speso e il valore del premio.
• Accumulo automatico: ad ogni vendita associata al cliente, i punti vengono aggiunti.
• Riscatto: i punti possono essere convertiti in sconti al POS.
• Storico punti: ogni transazione di punti è tracciata.

Report

La sezione report offre analisi dettagliate sull'attività:

• Report Stock — giacenza attuale per negozio, brand, categoria
• Report Movimenti — storico movimenti filtrato per data e tipo
• Vendite — totali, per periodo, per negozio

Export CSV

Tutti i report possono essere esportati in formato CSV (separatore punto e virgola, ideale per Excel in italiano). Utile per il commercialista o per analisi esterne.

SMS Marketing

Invia SMS promozionali ai tuoi clienti tramite integrazione Twilio.

• Template: crea modelli di messaggio riutilizzabili con variabili (nome cliente, negozio, ecc.).
• Invio singolo o massivo: seleziona uno o più clienti e invia il messaggio.
• Log SMS: traccia ogni SMS inviato con stato di consegna.

Gestione Utenti

L'amministratore del tenant può creare, modificare e disattivare utenti.

Creare un utente

1. Vai alla sezione Utenti dal menu laterale.
2. Clicca Nuovo Utente.
3. Inserisci email, password (requisiti: min 8 caratteri, maiuscola, numero, carattere speciale), nome, cognome.
4. Seleziona il ruolo (Admin, Manager, Dipendente).
5. Assegna i negozi a cui l'utente può accedere.

Ogni utente può essere disattivato senza eliminarlo, mantenendo lo storico delle sue operazioni.

Export Utenti CSV

L'amministratore può esportare l'elenco completo degli utenti in formato CSV, utile per backup o per re-importare dopo un reset del sistema.

Come esportare

1. Vai alla sezione Utenti dal menu laterale.
2. Clicca il pulsante Esporta CSV (icona download).
3. Il file utenti_AAAA-MM-GG.csv viene scaricato automaticamente.

Formato del file

Il CSV esportato usa lo stesso formato dell'import, quindi può essere re-importato direttamente:

Import Utenti CSV

L'amministratore può importare utenti in blocco da un file CSV, utile per caricare rapidamente l'intero team.

Formato CSV

Il file CSV deve utilizzare il separatore punto e virgola (;) con le seguenti colonne:

Procedura

1. Scarica il template CSV dalla pagina Import Utenti.
2. Compilalo con i dati del team e caricalo.
3. Il sistema mostra un'anteprima con eventuali errori per riga.
4. Conferma l'import. Le password vengono generate automaticamente e mostrate una sola volta.

Analytics

Le dashboard di analytics offrono metriche avanzate sulle performance di dipendenti e negozi. Disponibili solo per il ruolo ADMIN.

Performance Dipendenti

Classifica dei dipendenti per ricavo netto, con le seguenti metriche:

• Numero vendite e importo totale
• Scontrino medio (valore medio per transazione)
• Articoli venduti (quantità totale)
• Resi (numero e importo)
• Ricavo netto (vendite meno resi)
• Breakdown pagamenti: contanti, carta, gift card

Espandi ogni dipendente per vedere le vendite e i resi recenti. Filtra per negozio e periodo temporale.

Performance Negozi

Confronto tra i punti vendita con le stesse metriche più:

• Variazione percentuale rispetto al periodo precedente (es. mese scorso)
• Top dipendenti per ogni negozio

Utile per identificare trend, confrontare le sedi e premiare i migliori risultati.

Webhook

I webhook permettono di notificare sistemi esterni in tempo reale quando avvengono eventi nel gestionale.

Eventi supportati

Configurazione

1. Vai alla sezione Webhook dal menu laterale.
2. Clicca Nuovo Webhook e inserisci l'URL di destinazione.
3. Seleziona gli eventi che vuoi ricevere.
4. Il sistema genera automaticamente un secret HMAC per la firma delle richieste.
5. Usa il pulsante Test per verificare la connessione.

Assistenza

Il sistema di assistenza in-app permette di aprire ticket direttamente dal gestionale.

Aprire un ticket

1. Vai alla sezione Assistenza dal menu laterale (disponibile per tutti i ruoli).
2. Clicca Nuovo Ticket.
3. Seleziona la categoria: Malfunzionamento, Nuova funzionalità, Domanda o Urgente.
4. Inserisci titolo e descrizione del problema.
5. Invia. Il ticket viene creato e tracciato.

Seguire lo stato

Dalla lista ticket puoi vedere lo stato (aperto/chiuso) e i commenti di risposta del team di supporto. Espandi un ticket per leggere i dettagli completi.

Impostazioni Tenant

Ogni tenant (azienda) può personalizzare la propria configurazione:

Brand e Negozi

• Nome azienda e logo: visibili su gift card, email e documenti.
• Gestione negozi: aggiungi, modifica o disattiva punti vendita con nome, codice e città.

Brand e Categorie

Gestisci i brand (marchi) e le categorie dei prodotti dalla sezione dedicata. Questi vengono usati come filtri nella ricerca prodotti e nei report.

Politica Sconti

Configura le regole per l'applicazione degli sconti:

• Sconto massimo consentito: percentuale massima applicabile a qualsiasi articolo (default: 50%).
• Doppio sconto: se disabilitato, non è possibile applicare uno sconto aggiuntivo su articoli già in saldo.

Queste impostazioni vengono applicate automaticamente al momento della vendita, con avvisi visivi al POS.

Pannello SuperAdmin

Il SuperAdmin è l'amministratore globale della piattaforma. Ha accesso a tutti i tenant e può gestire l'intera infrastruttura di StockFlow ERP.

Gestione Tenant

Dalla pagina Tenant (/superadmin/tenants) visualizzi l'elenco di tutti i tenant registrati con:

• Nome e slug dell'azienda
• Piano attuale (Free, Starter, Business, Enterprise)
• Utilizzo: negozi, utenti e prodotti creati vs. limiti
• Stato: Attivo o Sospeso

Creare un nuovo tenant

Clicca il pulsante Nuovo Tenant per aprire il form di creazione. Compila:

1. Nome Azienda: il nome del cliente (es. "Grandi Firme di Fuca"). Lo slug viene generato automaticamente.
2. Piano: Free, Starter, Business o Enterprise. I limiti (negozi, utenti, prodotti) si adattano automaticamente al piano scelto.
3. Dominio (opzionale): il dominio del sito del cliente.
4. Dati Admin: nome, cognome, email e password dell'utente amministratore del tenant.

Alla creazione, il sistema genera automaticamente 30 brand e 29 categorie predefinite per il nuovo tenant.

Azioni disponibili per ogni tenant

Dettaglio Tenant

La pagina di dettaglio (/superadmin/tenants/:id) mostra tutto sul tenant:

• Informazioni generali: negozi, utenti, prodotti, dominio, data creazione
• Lista utenti con ruolo e stato, e possibilità di resettare le password
• Lista negozi con codice, città e stato
• Statistiche d'utilizzo: prodotti, vendite, clienti
• Piano e limiti: modifica piano e personalizza limiti
• Configurazione avanzata: SMTP, branding, Stripe

Piani e limiti

I limiti vengono aggiornati automaticamente quando cambi piano, ma puoi personalizzarli manualmente per ogni tenant.

Impersonation

L'impersonation permette al SuperAdmin di accedere al gestionale come se fosse l'amministratore di un tenant specifico.

1. Clicca il pulsante Impersona sul tenant desiderato.
2. Il sistema genera un token JWT come Admin del tenant e ti reindirizza alla dashboard.
3. Un banner ambra in alto indica: "Stai operando come tenant impersonato".
4. Per tornare, clicca Torna a SuperAdmin nel banner.

Configurazione per Tenant

Dalla pagina di dettaglio tenant, la sezione Configurazione permette di personalizzare tre aree:

SMTP (Email personalizzate)

Configura un server SMTP dedicato per il tenant, così le email (ricevute gift card, notifiche) arrivano dal dominio del negozio:

• Host: indirizzo del server SMTP (es. smtps.aruba.it)
• Porta: solitamente 465 (SSL) o 587 (TLS)
• Utente e Password: credenziali di accesso SMTP
• Mittente: nome e email del mittente (es. Klein Baby <noreply@kleinbaby.it>)

Branding Gift Card

Personalizza i colori delle gift card PDF generate per il tenant:

• Colore primario e secondario
• Sfondo, testo, accento
• Un'anteprima live mostra il risultato in tempo reale

Stripe (Pagamenti online)

Abilita i pagamenti reali per le gift card online:

• Secret Key: chiave segreta Stripe (sk_live_... o sk_test_...)
• Webhook Secret: per la verifica degli eventi (whsec_...)

Senza configurazione Stripe, le gift card vengono create in modalità test (nessun pagamento reale).

Statistiche Piattaforma

La pagina Statistiche (/superadmin/stats) mostra una panoramica globale:

• Tenant totali con conteggio attivi
• Utenti, negozi e prodotti totali della piattaforma
• Distribuzione per piano: grafico a barre con percentuali Free/Starter/Business/Enterprise
• Tenant recenti: ultimi 5 tenant creati con link al dettaglio

Ruoli e Permessi

FAQ

Posso usare StockFlow da tablet?

Sì, l'interfaccia è completamente responsive. Funziona da qualsiasi browser su desktop, tablet e smartphone.

Come faccio il backup dei dati?

I dati sono nel cloud con backup automatici. Puoi anche esportare i report in CSV in qualsiasi momento.

Posso avere più negozi?

Sì, a partire dal piano Business (3 negozi) e Enterprise (illimitati). Ogni negozio ha le proprie giacenze e i trasferimenti sono tracciati.

Come funziona la password policy?

Tutte le password devono avere almeno 8 caratteri, una lettera maiuscola, un numero e un carattere speciale (es. @, #, !).

Cosa succede se un tenant viene sospeso?

Gli utenti del tenant non possono più accedere. I dati vengono mantenuti e il tenant può essere riattivato in qualsiasi momento dal SuperAdmin.

Le gift card hanno una scadenza?

Le gift card non scadono. Il saldo rimane disponibile fino al completo utilizzo.